Administración de Cheques para Pymes con Groobix
Ene/103
Realizar un óptimo seguimiento sobre la cartera y vencimiento de cheques de una empresa no es simple cuando se emiten y reciben en gran cantidad.
Con Groobix, el control y la sistematización de las necesidades administrativas, estarán efectivamente cubiertos.
Manteniendo la información en un solo lugar y el trabajo siempre coordinado, con el módulo Cheques, puedes conocer día a día cuáles son las obligaciones financieras que debes cubrir, en base a tus cheques recibidos y emitidos.
Te presentamos a continuación algunas consideraciones de seguridad y proceso en 5 pasos sencillos para que te puedas organizar tu seguimiento de valores.
Usuarios
Serán usuarios de este modulo, quienes estén a cargo de la Administración y Supervisores/Jefes.
Nota importante: Dada la naturaleza de la información que se maneja en este módulo, es aconsejable realizar una cuidadosa selección de quiénes son las personas de la empresa que pueden acceder al mismo. Recuerda que esta Configuración de Seguridad, debe hacerla el administrador de Groobix en tu organización, presionando el ícono del candado, ubicado a la derecha del título del módulo. Estos usuarios, serán los únicos con permiso para acceder al módulo, y serán los únicos que podrán visualizar en sus Calendarios, la información de Cheques.
Descripción General del Proceso:
1. Cargar Bancos: En primer lugar, se deberán ingresar los nombres de los Bancos con los que se trabaja habitualmente; no se trata solo de los bancos en los que se tiene cuentas, sino también, los bancos de los cuales se reciben cheques. No es necesario cargar todos los nombres antes de empezar a trabajar, sino que se puede hacerlo paulatinamente.
2. Registrar cheques nuevos: Para operar diariamente, el personal de administración debe registrar todos los cheques emitidos en la opción “Cheques Emitidos”.
De la misma forma, todos los cheques recibidos en parte de pago, serán ingresados en la opción “Cheques Recibidos”.
3. Control de Vencimientos: Cada día, el sistema informará por email, sobre los vencimientos de ambos tipos de cheques. De esta forma se tiene un control detallado desde el lugar donde uno esté, sobre cuáles son los compromisos de pago asumidos para esa fecha, y cuáles los valores a cobrar que se cuentan en poder. Esta información estará también disponible en el Calendario de Groobix, accesible desde la barra superior del sistema.
4. Registrar cheques cobrados/pagados: A medida que egresen los cheques recibidos de la cartera, es muy importante marcarlos para registrar el cambio de estado. Se puede hacer desde la opción “Cheques en Cartera”, editando dicho cheque y marcando el campo “En Cartera” con “NO”. Opcionalmente, registrar si el cheque ha sido depositado en el banco, o entregado en pago a un tercero.
5. Revisión: A fines de obtener información útil, existe la opción “Cheques en Cartera”, que muestra todos los cheques recibidos y que se encuentran en poder, para ser depositados, cobrados o entregados.
Por último, con la opción “Próximos Vencimientos” puede estar informado sobre todos los cheques a pagar o cobrar, en los próximos días.
De utilidad para aquellas empresas que trabajan con cheques físicos, y que necesitan realizar un control diario de su cartera de cheques, este software para PYMES logra sistematizar las necesidades administrativas, permitiendo tener información precisa sobre los próximos vencimientos. Groobix, trabaja para usted, coordina sus tareas, comparte su información, y ayuda a controlar su negocio, vendiendo más, gastando menos y mejorando la eficiencia.
